Hotel bedrijfsvoering outsourcen voordelen en nadelen

Hotels hebben een uitgebreide bedrijfsvoering: naast de algemene bedrijfsvoering (boekingen aannemen, gasten inchecken, kamers schoonmaken en verhuur klaar maken) dient alles wat nodig is gedaan te worden om het gasten naar de zin te maken. Maar net als bedrijven die in andere sectoren actief zijn hoeven hotels zich niet te richten op alle facetten van de bedrijfsvoering en kunnen bepaalde werkzaamheden en verantwoordelijkheden uitbesteed worden aan professionele partners (hotel bedrijfsvoering outsourcen).

Onderdelen van hotel bedrijfsvoering outsourcen

Er zijn veel onderdelen van de hotel bedrijfsvoering die uitbesteed kunnen worden:

• Hotel boekingen beheren inclusief prijsbepaling en het beheer van de bezettingsgraad: Boekingen kunnen vanuit meerdere kanalen komen zoals directe boekingen (telefonisch of via e-mail), via online boekingskanalen zoals Booking.com, een eigen hotel website en zelfs last minute boeking websites en apps. Daarvoor is het noodzakelijk een strategie te bepalen: met name ten aanzien van de prijzen van hotelkamers op het moment van boeken en ten tijde van de boeking. Een strategie houdt dan ook rekening met zaken als bezetting op het moment van de boeking en hoe om te gaan met speciale data zoals vakantieperiodes, lokale evenementen en nationale feestdagen. Tevens moeten de boekingen worden bijgehouden in een centraal boekingssysteem en moet je op dag- of weekbasis de bezetting monitoren en prijzen aanpassen indien nodig.
• Online hotel marketing: Om online boekingen te ontvangen moet je hotel online vindbaar zijn. Daarvoor is online hotel marketing vereist: het verzorgen van een eigen hotel website, het beheren van online boekingskanalen en algemene online marketing zodat meer potentiële gasten willen boeken (méér online bezoekers aantrekken waardoor er een hogere kans bestaat de potentiële gasten een boeking doen).
• Hotel (online) receptie dienst (online in en uit check werkzaamheden, algemene informatie verschaffen en gasten te woord staan in geval van vragen en problemen): De receptie dienst is de eerste echte indruk die gasten krijgen van het hotel en het serviceniveau (hoewel je ook kunt stellen dat de digitale boeking de allereerste indruk is). Een representatieve receptie (receptionist(e)) is uiterst belangrijk voor het imago en de beleving van het hotel. Bovendien dient de receptie ervoor te zorgen dat de basis hotel processen uitgevoerd worden zoals hotel online check-in, check-out en mutaties aan boekingen en reserveringen.
• Hotel schoonmaak werkzaamheden: een schoon hotel is de basis van een goede hotel dienstverlening aan hotelgasten. Daarvoor moeten algemene ruimtes en faciliteiten schoon worden gemaakt en gehouden én dienen kamers van gasten schoon en gebruiksklaar gemaakt te zijn. Het “gebruiksklaar” maken van kamers bestaat uit details zoals zorgen voor mooi opgemaakte bedden, het verzorgen van een basis voorraad (bv. handdoeken, thee, WC papier). Daarbij hoort het aansturen van het schoonmaak team zodat er elke dag (of wanneer nodig) een schoonmaker ingedeeld kan worden en er controle van werkzaamheden en urenregistratie plaatsvinden.
• Hotel IT voor computer en netwerk beheer: tegenwoordig is IT niet meer weg te denken in de moderne samenleving. Gasten verwachten dan ook een betrouwbaar WiFi signaal en misschien zelfs computers voor algemeen gebruik. Daarbij geldt ook dat er computers nodig zijn voor de bedrijfsvoering van het hotel.
• Algemene hotel bedrijfsvoering zoals HR, payroll en boekhouding: dit zijn algemene administratieve zaken waar niet alleen hotels mee te maken hebben maar alle types bedrijven. Het is aannemelijk dat een hotel niet alle details van payroll (het bijhouden en betalen van medewerkers) kent omdat er veel kennis voor vereist is.

Hotel bedrijfsvoering outsourcen: voordelen en nadelen

Bovengenoemde facetten van de hotel bedrijfsvoering kunnen allemaal uitbesteed worden. Over het algemeen geldt het volgende voor hotel outsourcing:

• (Voordeel) Door uit te besteden kan de hotel outsourcing partij zich volledig toeleggen op de uitbestede werkzaamheden en daardoor het werk beter uitvoeren. Een hotel outsourcing partij heeft doorgaans ook meer kennis van en ervaring met de betreffende dienst dan het hotel.
• (Voordeel) Door uit te besteden kan een hotel zich beter toeleggen op haar kerndienstverlening zodat ook deze facetten worden worden uitgevoerd: klanten tevreden houden door hospitality te bieden aan gasten.
• (Voordeel) Omdat een outsourcing partij volledig gericht is op een bepaald type werkzaamheden kan deze partij relatief goedkoper zijn dan dat een hotel zelf de werkzaamheden gaat uitvoeren.
• (Voordeel) Door werkzaamheden uit te besteden kunnen de vaste loonkosten verminderd worden en worden operationele kosten alleen wat hoger op het moment dat het echt noodzakelijk is. Dit voorkomt dat je betaalt voor vaste krachten als je ze niet nodig hebt en wellicht meer betaalt op piek momenten (als de omzet dit rechtvaardigt).
• (Nadeel) Door hotel werkzaamheden uit te besteden verliest een hotel deels de controle over die werkzaamheden. Hierdoor is het mogelijk dat negatieve gevolgen worden ondervonden: als een hotel outsourcing partij bijvoorbeeld slecht werk levert dan kunnen hotelgasten daar de dupe van zijn.
• (Nadeel) Door hotel werkzaamheden uit te besteden geef je het werk uit handen maar blijf je eindverantwoordelijkheid houden. Een hotel moet dus  blijven toezien op het geleverde werk en de hotel outsourcing partij bijsturen indien nodig.

BetterStays kan hotel werkzaamheden uit handen nemen zoals hotel receptie diensten en of hotel boekingen en prijzen beheren. Neem vrijblijvend contact met ons op als je vragen hebt rondom onze dienstverlening.